Proot インシデント管理システム

Prootインシデント管理システムは、日々の業務で発生する問題や問合せを「インシデント」として記録し、そのインシデントの状況を関係者全員が共有することにより、効率的で漏れのない問題解決活動を実現するコミュニケーションツールです。

インシデントの起票、受付、回答、クローズ等のプロセスを経て解決済みとなるワークフローを実現できます。
インシデントの各進行状況で、一般ユーザと管理者別に適切な閲覧項目及び編集項目を定義できます。
承認待ち状態で滞留しているインシデントをメールで関係者に通知する等、放置案件を防止する機能を備えています。

サービスデスク、 ITシステム開発／保守プロジェクトマネジメントツールとして幅広くご利用いただいております。また、ITIL（ITインフラストラクチャ・ライブラリ）に準拠した運用管理業務を実現するためにもご活用いただけます。

インターネットに接続できる環境があればすぐに利用可能なクラウドサービスです。もちろん無料でお試しいただけます。

1.ワークフロー型運用

インシデントの進行状況に応じてテンプレート（入力フォーマット）を切り替える運用により、組織に最適化したワークフローを実現できます。テンプレート毎に表示項目や入力項目を処理段階に応じて変更できるので、インシデント管理項目が多い場合でも効率的で間違いのない運用が可能となります。

問合せ者は、起票用フォーマットにインシデントの発生状況等を入力します。
対応者は、内容を確認した上で、テンプレートを処理中フォーマットに変更し、対応予定日等を追加入力するとともに進行状況を進行中に変更します。
対応が完了したら、対応者はテンプレートをクローズ依頼フォーマットに変更し、対応結果等を入力し、進行状況を承認待ちに変更します。
回答内容が受入れ可能であれば、問合せ者はテンプレートを対応済みフォーマットに変更し、進行状況を解決済に変更することによりクローズします。
回答内容に納得できない場合は、確認結果をコメントとして投稿します。
対応者はコメントを受けて、テンプレートを再度処理中フォーマットに戻すとともに進行状況を進行中に変更して、前項を繰り返します。

2.シンプル運用

最も基本的な利用形態です。無料デモサイトはこの構成になっています。

問合せ者は、インシデント管理票を新規作成し、問合せ内容を入力します。
組織内で既存の問合せフォーマットがある場合は、それを添付ファイルとすることにより、入力項目を減らす運用も可能です。
対応者は、回答または追加確認事項をコメントとして入力し、問合せ者とのコメントのやりとりにより、問題を解決します。
対応が完了したら、対応者は進行状況を解決済に変更することで、インシデントをクローズします。

3.メール連携による効率化運用

あらかじめプロジェクト毎に設定したメールアドレスに届いたメールをインシデントとして自動的に取込み、受付や回答もシステムからメール送信することにより、問合せ者とのやり取りを効率化する形態です。

問合せ者は、あらかじめ決められたメールアドレス宛に問合せを送信します。
社内メールサーバから自動転送する仕組みとすることでもかまいません。
Prootにて受信されたメールは、プロジェクト別に外部メール用テンプレートにて自動取込みされます。
サービスデスクの担当者は、外部メールを業務別の問合せフォーマットに切り替え、受付入力を行います。
これにより問合せ者宛てに自動的に受付メールが送信されます。
業務担当者に新規投稿があった旨の通知メールが届きますので、担当者は内容を確認し、必要に応じて対応作業を実施した上で回答をコメントとして入力します。
問合せ者からのメールが起票済みインシデントに関する内容であれば、サービスデスク担当者が振り分けることにより、コメントとしてスレッドツリーに取り込まれます。
業務担当者から回答が投稿されるとサービスデスク担当者に通知メールが届きますので、サービスデスク担当者は回答入力を行います。この時、業務担当者からの回答が自動転記されますので、再入力の必要はありません。
問合せ者宛てに自動的に回答メールが送信されます。

上記運用の組み合わせや、この他にも様々な利用形態が可能です。貴社にぴったりな運用形態を選択してください。

1.メインメニュー（新着情報画面）

ログイン後に表示される画面です。自分の所属するプロジェクトについての投稿が新着順に表示されます。

新しい投稿（インシデント情報）を入力する場合は、メニューから「新規連絡」をクリックして、新規作成画面を開きます。

2.インシデントの入力（新規作成画面）

ここでの入力項目は、管理者がテンプレート定義を設定することにより貴社の運用に合わせて自由に変更可能です。

新しいインシデントが投稿されると、各担当者に通知メールが送信されます。

3.コメントの入力

投稿されたインシデントについて、対応を実施する業務担当者がコメントを入力します。

4.コメントと履歴の表示

コメントはインシデント管理票毎にツリー状に表示されるので、解決までの対応履歴を一覧することができます。

入力フォーマット（テンプレートと呼びます）は、管理者が入力項目や選択肢を自由に設定できますので、貴社の運用形態に応じて最適なシステムを構成することが可能です。

【画面例】
管理者メニューからテンプレートを選択し、ツリーの中から編集したいテンプレートをクリックします。

テンプレート編集画面では、入力項目を自由に追加／変更できます。
ここで設定した入力項目が、新規投稿画面の入力フォーマットとなります。
１件のインシデントに関するやり取りがツリー状に表示されますので、現在までの経緯を一目で把握することができます。

【画面例】
どのコメントに対してコメントしたのかが分かるので、対話の流れがつかめます。
各コメントはマウス操作のドラッグ＆ドロップでツリーの中の位置を変更できます。

変更履歴も全て記録されます。
定型文の登録や、初期値の設定など、省力化の仕組みが用意されています。

【画面例】
新規作成画面から定型文を選択して貼り付けることで、入力時間を大幅に短縮できます。
定型文の中に[[>parent::本文]]のような文法で、元投稿の引用を挿入したり、項目を埋め込む動作を定義できます。

自動採番やカレンダー入力により効率的に入力できます。

日付項目の初期値に未来日を自動設定できるようにテンプレートで定義できます。
期日前通知や、長期滞留通知など未解決で放置されている問い合わせを警告する仕組みが充実しています。

【画面例】
未解決の一覧を表示

期限の迫っている一覧を表示

契約更新日など未来の予定日について事前に通知するように設定できます。

未解決のまま一定の日数が経過したお客様対応があれば、滞留案件としてメールで通知するように設定できます。（プロジェクト単位で設定）
強力な検索機能により、様々な切り口での検索が可能です。検索結果をCSV形式で保存できるので、打ち合わせ資料などへの活用も容易です。

【画面例】
検索条件はＡＮＤ，ＯＲを組み合わせて複雑な条件を指定できます。検索条件に名前を付けて保存し、プロジェクトメンバーで共有することもできます。
チームメンバーで情報を共有する仕組みを各種ご提供いたします。

【画面例】
メモを貼り付けて、メンバー間で共有することができます。

この他にも、検索条件の共有機能、プロジェクト単位での投稿の閲覧により、メンバー間で情報を共有し早期のトラブル解決に役立てる事ができます。

様々な運用形態に対応できるように豊富な機能を取り揃えております。この中から貴社の運用に必要な機能をご利用ください。機能ごとの追加料金は必要ありません。

分類	機能
省力化・利便性	管理番号の自動採番、定型文の登録、定型文に項目の値を自動埋め込み、添付画像の自動表示、下書き保存
検索機能	全文検索、条件指定の組み合わせ無制限、あいまい検索、検索条件を保存して配布、検索条件をメンバーで共有、検索結果中のキーワードをハイライト表示、検索結果を一括削除、検索結果をCSV書き出し
メール連携	メール自動取り込み、返信メール送信、投稿通知メール、期日前通知メール、滞留通知メール
履歴の記録	新規投稿、修正、変更、コメントのツリー表示、ゴミ箱
権限の設定	ユーザグループによる閲覧権限、プロジェクト単位での閲覧権限、項目単位での変更・閲覧権限、IPアドレスによるアクセス制限
入力項目設定	管理者による入力項目の定義、ドロップダウン選択肢の定義、初期値、長さ、入力必須、項目単位の権限設定
ワークフロー	テンプレート変更によるエスカレーション、関連作成によるエスカレーション
レポート	インシデント発生／クローズ件数の集計、ドリルダウンによる詳細表示
情報共有	検索条件の共有、共有メモ、プロジェクト単位での情報共有
期日管理	期限注意一覧、期日前通知メール、滞留通知メール、未解決一覧
他システム連携	CSV書き出し、CSV読み込み
その他	フォルダ、スケジュール、既読者一覧、関連作成、参照履歴、下書保存

各機能についてご質問等がありましたら、お問い合わせフォームまたはメールにてお問い合わせください。

月額料金制のクラウドサービスです。

初期費用	20,000円(税別)	利用開始月のみの請求となります。
基本料金	月額9,800円(税別)	利用ユーザ数に制限はありません。保存データ容量1GBまでが基本料金に含まれております。
追加オプション	月額5,000円(税別)	保存データ量が1GBを超過した場合は、１GBごとのディスク追加オプションをご提供しております。

毎月20日締めで請求書をお送りいたしますので、翌月末に銀行振り込みをお願いします。
なお、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いします。
貴社固有の支払サイト、締め日設定、EDI取引等が必要な場合はご相談ください。
NDAの締結等、個別契約が必要な場合もご相談ください。ご希望にはできるだけお応えするようにしております。

無料デモサイトでは個人情報の登録は不要です。すぐにユーザＩＤを発行してお試しいただけます。以下のフォームにてユーザＩＤとパスワードを発行いたします。
■無料デモサイト利用申込フォーム

デモサイトは毎週月曜の朝に初期化されます。入力したデータも全て削除されますのでご注意ください。
ユーザＩＤも毎週月曜に削除されますので、再度ご利用になる場合は、この入力フォームからユーザＩＤを発行しなおしてください。
ユーザＩＤの発行は何回行ってもＯＫです。複数の人が同時に使用する場合はそれぞれのユーザＩＤを発行してください。
※お申し込みの際には、下記デモサイト利用規約をご一読の上、ご承諾いただく必要があります。デモサイト利用規約を別画面で表示上記デモサイト利用規約をご覧いただき、同意していただける場合はチェックを入れてください。上記デモサイト利用規約を承諾する

デモ用希望ユーザＩＤ^* (半角英数字及び_アンダーバー)

下のボタンを押して申し込みを送信すると、ログイン用初期パスワードが表示されますので、メモのご用意をお願いします。

Prootに関するお問い合わせはこちらで受け付けております。

■お問い合わせ内容の入力

お電話でのお問い合わせは下記番号へどうぞ。
050-3557-5653(平日9:00～17:00)

下記のよくあるご質問もご参照ください。

よくあるご質問
・解約にはどのような手続が必要ですか

解約は１ヶ月単位で承りますので、解約する前月20日までにメールにてご連絡ください。
【例】10月末で解約する場合は、9月20日までにご連絡ください。

・当方で必要としている機能が足りない場合に、対応していただくことは可能ですか

弊社では、いただいたご要望にお応えしてシステム改善していくことは非常に重要であると認識しており、これまでも多くのご要望に対応してまいりました。
また設定やテンプレートの変更だけで対応できる場合もありますので、是非一度ご要望をお聞かせください。

・３ヶ月お試し期間後は、設定したデータをそのままで本番運用に移れるのでしょうか

はい、そのまま本番運用に移ることができます。特に手続は必要ありません。

・ログインパスワードの有効期限を設定することはできますか

ユーザグループ単位でパスワード有効日数を設定できます。

・基本料金のディスク容量１ＧＢでどのくらいの件数を格納できますか

ディスク容量のほとんどは添付ファイルが占めます。画像などのファイルサイズの大きな添付ファイルをアップロードする場合は、平均のファイルサイズで割った件数になります。テキストだけの場合は、例えば１０００文字の投稿であれば、約百万件投稿可能です。

・アップロード可能な最大ファイルサイズを教えてください

１回の投稿の最大サイズは20MBに制限されています。